Документооборот в Битрикс24. Создание и согласование документов в сделках и смарт-процессах

Кейс одного из вариантов реализации создания смарт-процесса Договор из сделки и последующего согласования договора внутри компании.

Сегодня поговорим об использовании возможности автоматизации Битрикс24 при согласовании каких-то документов, договоров, смет и прочего. Рассмотрим в частности на примере договора, в смарт-процессе и его взаимосвязь со сделкой, например. Договор мы, как правило, согласовываем в отдельном смарт-процессе. Это сделано для того, чтобы не перегружать основную сделку стадиями, которые касаются непосредственно договора. Их может быть много, например, “Условия согласованы с предприятием”, ”Условия согласованы с клиентом”, “Договор подготовлен”, “Обсуждение разногласий” и так далее. Тут ещё может быть несколько итераций по поводу протокола разногласий. Это такая не самая длинная воронка. В любом случае, даже если мы такие стадии включим в нашу основную воронку, то она слишком сильно всё это утяжелит и мы из основной воронки не увидим самого прогресса сделки. Поэтому мы стараемся всегда даже КП опускать куда-то в смарт — процесс, но здесь пара стадий, здесь решили сделать таким образом. Обязательно производство тоже отправляем вниз куда-то в смарт-процесс. При этом мы всё видим из сделки. У нас всё-всё видно. Также мы опускаем туда монтаж, доставку и всё прочее, то есть основная сделка как дашборд.

Теперь ближе к теме. Пройдём быстренько несколько стадий, например образцы КП у нас отправлены.

Документооборот в Битрикс24. Создание и согласование документов в сделках и смарт-процессах

Обратите внимание, мы на каждой стадии используем обязательно задачи. На каждой стадии мы ставим какую-то задачу.

Документооборот в Битрикс24. Создание и согласование документов в сделках и смарт-процессах

С одной стороны текст задачи он банальный, есть конечно у нас проекты, где в задачах расписывается какой-то чек-лист и человек должен помнить там всё, но иногда это просто банальная задача о которой в принципе менеджер догадывается и так что ему нужно делать. Тут основной смысл этой задачи не то что ему делать, а чтобы менеджер не просрочил эту задачу и чтобы сделка не зависла на этой стадии. То есть мы конечно можем поставить роботам уведомление руководителю о том, что сделка слишком долго висит на этой стадии, но если руководитель зайдёт в свои задачи и перейдет в раздел Руковожу, то он увидит все задачи своих подчиненных, в том числе и просроченные.

Документооборот в Битрикс24. Создание и согласование документов в сделках и смарт-процессах

И он может зайти в эту просроченную задачу и поймет что менеджер ничего не делает. В итоге будут какие-то последствия для исполнителя данных задач.

Документооборот в Битрикс24. Создание и согласование документов в сделках и смарт-процессах

Также у него есть возможность посмотреть здесь все задачи, которые находятся под вами по структуре компании.

Документооборот в Битрикс24. Создание и согласование документов в сделках и смарт-процессах

Итак, прошли мы стадию Ответ по образцам получен и задачи прекращаются. Сделка сама перенеслась на стадию Согласование договора. У нас создан элемент в смарт-процессе Договор. Мы же его видим отсюда:

Документооборот в Битрикс24. Создание и согласование документов в сделках и смарт-процессах

Здесь у нас будет процесс согласования этого договора процесс. Запускается на стадии Договор подготовлен в данном случае у нас условия договор стандартный или нет. Нас об этом спросит обязательна система. И когда мы перейдем на эту стадию Договор подготовлен, запускается процесс согласования. Естественно нужно загрузить некий договор, комментарий менеджера к договору. В зависимости от того стандартные условия они или нет, а сделка идёт на утверждение руководителя отдела продаж.

Документооборот в Битрикс24. Создание и согласование документов в сделках и смарт-процессах

А после того, она пойдет дальше. То есть, если он не утвердит, сделка сразу переходит на предыдущую стадию, на “Условия согласованы клиентом”. Если он утверждает, то она, идёт по ветке дальше.

Документооборот в Битрикс24. Создание и согласование документов в сделках и смарт-процессах

Смотрите подробнее как происходит согласование документов в Битрикс24 в нашем видео.

С удовольствием ответим на все Ваши вопросы